Umfragen und Formulare: Antworten, die bleiben

Wer im Team etwas wissen will, landet meist bei einem externen Umfragewerkzeug, einer Excel-Liste oder einer Rundmail mit „Bitte bis Freitag antworten“. Die Antworten liegen danach irgendwo, und die Frage, wer eigentlich teilnehmen sollte, beantwortet jemand von Hand. In GODAV stehen Projekte, Teams und Personen ohnehin schon. Deshalb gibt es jetzt den Menüpunkt Umfragen/Formulare.

Es gibt zwei Arten. Eine Umfrage beantwortet jede Person genau einmal, auf Wunsch anonym. Ein Formular lässt sich beliebig oft einreichen, also für alles, was regelmäßig wieder eingereicht wird. Beide entstehen aus Schritten mit Fragen, die man in einem Wizard beantwortet.

Teilnehmen in Schritten: oben die Seiten, darunter der Fortschritt, am Ende eine Übersicht vor dem Absenden.

Warum nicht einfach der Fragebogen

GODAV hat schon Fragebögen. Sie helfen beim Anlegen eines Vorgangs, eine gute Beschreibung zu schreiben, und vergessen die Antworten danach absichtlich: Das Ergebnis ist der Text. Bei einer Umfrage ist es genau umgekehrt. Die Antworten sind das Ergebnis, und eine Auswertung wie „wie oft wurde B gewählt“ braucht jede einzeln. Geteilt habe ich deshalb nicht die Tabelle, sondern die Prüfung einer Antwort. Beide Bereiche prüfen ihre Antworten mit derselben Regel. Zwei Fassungen dieser Prüfung wären beim ersten Sonderfall auseinandergelaufen.

Der Status steht nirgends

Eine Umfrage ist neu, gestartet, beendet oder archiviert. Dieser Status ist nicht gespeichert, sondern wird bei jeder Abfrage aus Start, Ende und Archivierung berechnet. Ein gespeicherter Status hätte einen Hintergrundtakt gebraucht, der ihn zur richtigen Minute umschaltet, und zwischen zwei Takten hätten zwei Wahrheiten nebeneinandergestanden.

Die Bedienung fällt daraus von selbst heraus. „Starten“ setzt den Start auf jetzt, „Beenden“ das Ende. Wiedereröffnen heißt, das Ende zu verschieben. Status und Zeitraum können sich so nie widersprechen. Start und Ende sind dabei echte Zeitpunkte mit Uhrzeit, nicht nur Kalendertage, damit eine Umfrage auch um 9 Uhr beginnen kann.

Ein Startzeitpunkt darf sogar stehen, bevor es Fragen gibt. Ist er erreicht und die Umfrage noch unfertig, wartet sie und startet von selbst, sobald die letzte Lücke gespeichert ist. Die Karte sagt dann, was fehlt.

Wo eine Uhrzeit schon zu viel verrät

Dass anonym in GODAV heißt, dass in der Datenbank kein Name steht, habe ich schon einmal erzählt. Interessanter war, was man dafür noch alles weglassen muss. Für eine Umfrage wird vermerkt, dass jemand teilgenommen hat, sonst könnte niemand zweimal abstimmen. Dieser Vermerk ist die einzige Tabelle in GODAV, der ich aus Datenschutzgründen den Zeitstempel genommen habe. Zwei Zeitpunkte auf die Millisekunde, einer beim Vermerk und einer bei der Abgabe, wären eine Verbindung, die niemand angelegt hat und jeder nachrechnen kann.

Aus demselben Grund liegt der Zwischenstand beim Ausfüllen im Browser und nicht auf dem Server. Auf dem Server wäre ein halb ausgefüllter Entwurf genau die Verbindung zwischen Person und Antwort, die es bei einer anonymen Umfrage nicht geben darf.

Ich habe in der Fachdokumentation auch ehrlich aufgeschrieben, was die Anonymität nicht leistet: Wer als Datenbankadministrator die internen Schreibprotokolle der Datenbank auswertet, könnte theoretisch Vermerk und Abgabe einander zuordnen. Die Zusage ist, dass die Anwendung und ihr Datenmodell keine Verbindung kennen.

Nach der ersten Abgabe ist nur noch der Inhalt gesperrt. Teilnehmer, Bearbeiter und Zeitraum bleiben änderbar.

Außerdem

• Der Teilnehmerkreis ist laufend: Wer einem eingeladenen Team beitritt, kann noch teilnehmen. Wer ausscheidet, sieht die Umfrage nicht mehr, seine Abgabe bleibt aber gespeichert.
• Auch Anfragende ohne Konto können teilnehmen, über ihr Portal und mit denselben Seiten wie im Haus. Den Menüpunkt sehen sie erst, wenn sie eingeladen sind.
• Die Abgaben lassen sich als CSV herunterladen, bei anonymen Umfragen ohne Namen und Zeitpunkte.
• Die Auswertung zeigt je Frage Durchschnitt oder Verteilung und lässt sich nach dem Ende für die Teilnehmer veröffentlichen.
• Gelöscht werden kann eine Umfrage nur, solange es keine Abgaben gibt. Danach bleibt nur das Archivieren.

Die Auswertung läuft mit, solange die Umfrage offen ist, und zeigt nie Namen.

Umfragen sind übrigens auch der Grund, warum das Intranet rechts eine Spalte „Aktuelle Umfragen“ hat. Dazu mehr im Beitrag zum Intranet.