Mailbenachrichtigungen: wer Post bekommt und warum

Bis Mitte August verschickte GODAV Pro Mails aus wenigen Anlässen: Jemand erwähnt dich in einem Kommentar, der Zieltermin eines Vorgangs ist erreicht, oder eine Wiederholungsserie hält an. Immer war der Empfänger jemand, der mit der Sache persönlich zu tun hat. Und immer galt eine feste Grenze: Wer eine Mail bekommt, ist Mitglied des Projekts.

Mit dem Mailabruf und den Anfragenden hat das nicht mehr gereicht. Es gibt Leute, die von etwas erfahren müssen, weil sie zuständig sind, nicht weil sie beteiligt sind. Und es gibt Leute, die gar kein Konto haben und trotzdem eine Antwort erwarten. Für beide Fälle gibt es jetzt eine Lösung.

Projektrollen als zusätzliche Empfänger

Unter Einstellungen › Prozesse › Mailversand lassen sich je Mailfunktion Projektrollen hinterlegen. Wer im jeweiligen Projekt eine dieser Rollen trägt, bekommt die Benachrichtigung zusätzlich, auch wenn ihn sonst nichts mit dem Vorgang verbindet. So kann zum Beispiel die Projektleitung bei jedem erreichten Zieltermin Bescheid bekommen.

Je Mailfunktion ein Haken zum Abschalten und darunter die Rollen, die zusätzlich Post bekommen.

Ohne diese Möglichkeit bliebe nur ein Notbehelf: die Projektleitung an dreihundert Vorgängen als zugewiesen eintragen. Dann wüsste aber niemand mehr, wer tatsächlich an etwas arbeitet.

Zwei Entscheidungen dazu:

Die Rollen hängen am Prozess, nicht an der Mailvorlage. Die Vorlage legt fest, was in der Mail steht, und das gilt für die ganze Installation. Wer Post bekommt, ist dagegen eine Regel der Zusammenarbeit: Ein Bereich will die Leitung im Verteiler haben, ein anderer nicht. Der Prozess ist in GODAV Pro genau der Ort für solche Regeln.

Gezählt wird die Rolle im Projekt, nicht die globale Rolle. Innerhalb eines Projekts ersetzt die Projektrolle die globale vollständig. Nur sie beantwortet die Frage „wer ist in diesem Projekt zuständig?“. Die Mitgliedschaft bleibt dabei die Grenze, denn wer kein Mitglied ist, hat auch keine Projektrolle.

Und die wichtigste Regel beim Einbauen: Eine Rolle fügt Empfänger hinzu, sie nimmt keinen weg. Beim Zieltermin geht die Mail an die Zugewiesenen, und ist niemand zugewiesen, an alle Mitglieder. Hätte die Rolle bei der Frage „ist jemand zugewiesen?“ mitgezählt, ginge ein herrenloser Vorgang plötzlich nur noch an die Rollenträger. Ein einziger Eintrag in den Einstellungen hätte allen anderen eine Mail weggenommen, die sie bis dahin bekamen. Wer mehrfach als Empfänger gilt, bekommt natürlich trotzdem nur eine Mail.

Zum ersten Mal nach draußen

Zwei neue Mailfunktionen schreiben an den Absender einer Anfrage: „Anfrage angelegt“, sobald aus seiner Mail ein Request entstanden ist, und „Anfrage übernommen“, sobald sich zum ersten Mal jemand darum kümmert. Das ist der Bruch mit der Regel von oben, denn ein Anfragender hat kein Konto und ist in keinem Projekt Mitglied.

An die Stelle der Mitgliedschaft tritt sein Zustand: Post bekommt nur, wer freigegeben ist. Das hat einen Preis, den ich bewusst in Kauf nehme. Wer zum ersten Mal schreibt, bekommt keine Bestätigung, solange niemand seine Adresse angesehen hat. Andersherum würde GODAV Pro jede eingehende Mail beantworten, auch die mit gefälschtem Absender, und damit Post an Adressen verschicken, die nie geschrieben haben. Für mich gilt: Eine Anfrage darf nicht verloren gehen, eine Antwort darf auch mal ausbleiben.

Über jeder Vorlage, die das Haus verlässt, steht ein Hinweis. Die Absenderadresse ist hier unkenntlich gemacht.

Was in so einer Mail stehen darf, ist deutlich weniger als bei einer internen. Priorität und eigener Statuswert fehlen im Platzhalterkatalog ganz: Die Priorität sagt, wie wichtig das Haus diese Anfrage im Vergleich zu anderen nimmt, und „Im Review bei QS“ ist interne Sprache. Auch der Zieltermin fehlt. In einer Eingangsbestätigung wäre er eine Zusage, die niemand gegeben hat. Den Namen des Zuständigen kann der Betrieb in die Vorlage aufnehmen, ab Werk steht er nicht drin.

Außerdem

• „Anfrage übernommen“ geht je Vorgang nur ein einziges Mal hinaus. Wer die Zuständigkeit an einen Kollegen weiterreicht, hat dem Absender nichts Neues zu sagen.
• Bestätigt werden nur Probleme, keine Ideen. „Deine Anfrage ist angelegt“ wäre bei einem Vorschlag eine Zusage, die niemand gemacht hat.
• Ein Anfragender hat keine Spracheinstellung. In welcher Sprache nach draußen geschrieben wird, legt der Betrieb einmal in den Mail-Einstellungen fest.
• Daneben steht die interne Meldung über neue Anfragen, mit eigenem Text und Projektrollen als einzigem Empfängerweg.

Wie es weitergeht

Wer freigegeben wird, bekommt mit derselben Technik seine Zugangsdaten zugeschickt. Damit kann er sich ansehen, was aus seinen Anfragen geworden ist. Davon erzählt der nächste Beitrag.